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Patronim · Case Study

Von Excel-Tabellen zu einem Service, der schneller ist als der Gast an der Tür.

Eine mobile App für ein Unternehmen in Tel Aviv, das Ferienwohnungen reinigt. 2019 habe ich sie entworfen, um Excel-Tabellen für sechs Rollen zu ersetzen; 2026 habe ich sie rund um eine einzige Deadline neu gestaltet – den Check-in des nächsten Gastes – und mit KI als funktionierenden Prototyp gebaut.

Rolle: UI/UX Designer
Zeitraum: 2019 · überarbeitet 2026
Unternehmen: Patronim
Standort: Tel Aviv, Israel
Team: Einziger UI/UX-Designer in einem Team von 8: 2 Mobile-, 1 Frontend- und 1 Teilzeit-Web-Entwickler, 2 QA, 1 PM

Ergebnisse

UX-Audit
User Flows
Service Blueprint
Mobiler Prototyp
Designsystem

Live-Demo Designsystem

Heute-Screen des Property Managers: anstehende Wechsel nach Gast-Check-in sortiert, jeweils mit Balken für das Zeitfenster — Property Manager: Wechsel von heute

Aufgaben-Screen der Reinigungskraft: Jede Aufgabe zeigt zuerst die Zeit bis zur Ankunft des Gastes — Reinigungskraft: Aufgaben nach Deadline

Warteschlange des Inspectors: zur Kontrolle bereite Wohnungen, nach Gast-Check-in sortiert — Inspector: Warteschlange nach Check-in

Rollen in der App von 2019, die Excel-Tabellen ersetzte: 6
der Kunden sagten, die App habe die Zusammenarbeit erleichtert: 69 %
Rollen in einem klickbaren Prototyp von 2026: 3
Deadline bestimmt jeden Screen: der Check-in des Gastes: 1

Überblick

2019 haben wir Excel abgelöst. 2026 habe ich dafür gesorgt, dass die App ihr Versprechen hält.

Patronim reinigt Kurzzeitvermietungen in Tel Aviv für Airbnb-Gastgeber und Property Manager. Zwischen dem Check-out des einen und dem Check-in des nächsten Gastes liegen nur wenige Stunden. Ist die Wohnung dann nicht fertig, verliert der Gastgeber eine Bewertung und Patronim einen Kunden.

2019 war ich der einzige UI/UX-Designer in einem Team von acht Personen, das die Excel-Tabellen des Unternehmens durch eine Mobile- und Web-App für sechs Rollen ersetzte, mit Zahlungen, dynamischer Preisgestaltung und Rückerstattungen. Die App wurde täglich genutzt.

2026 habe ich unsere eigenen Screens auditiert, die App um dieses Wechselfenster herum neu gestaltet und als funktionierenden Prototyp mit KI gebaut, für die drei Rollen, die die Arbeit tatsächlich erledigen.

Drei Menschen, drei sehr unterschiedliche Situationen.

Property Manager
Unterwegs mit dem Handy, zwischen zwei Gästen. Bestellt, bezahlt, verfolgt.
Wissen, dass die Wohnung bereit ist, bevor der Gast ankommt, und was das kostet.
Reinigungskraft
Mitten in der Arbeit in einer hellen Wohnung, nasse Hände, ein Daumen.
Sehen, wie viel Zeit bleibt und was als erledigt gilt.
Quality Inspector
Unterwegs zwischen Gebäuden, mehrere Wohnungen pro Tag.
Die Arbeit anhand von Belegen beurteilen und nur einen Punkt zurückgeben, nicht die ganze Wohnung.

Research

Unsere App von 2019 verfolgte Aufträge. Sie versprach nie, dass die Wohnung fertig ist.

Ich habe unsere Screens von 2019 und die ursprüngliche Case Study noch einmal durchgesehen und sie an der echten Aufgabe gemessen: einer Reinigung, die zwischen zwei Gäste passen muss.

01Die Deadline war optional
02Der Preis kam zuletzt
03Services sprachen unser Jargon
04Die Reinigungskraft sah die Uhr nicht
05Die Kontrolle hatte keine Belege
06Ein Blau für alles

Define

Ein Element trägt das ganze Produkt: das Wechselfenster.

Ein Balken vom Check-out bis zum nächsten Check-in, mit dem Reinigungsblock darin und einer „Jetzt“-Markierung. Derselbe Balken erscheint für Manager, Reinigungskraft und Inspector, und seine Farbe und Beschriftung zeigen, ob der Auftrag im Plan, gefährdet oder verspätet ist.

Auftragsverfolgung mit Wechselfenster-Balken, Jetzt-Markierung und voraussichtlichem Ende vor dem Check-in — Tracking: pünktlich, mit Zeitpuffer

Ich habe die Übergaben kartiert, bevor ich einen Screen gezeichnet habe.

Ein Auftrag geht durch drei Hände. Der Flow zeigt, wo die Arbeit von einer Rolle zur nächsten wechselt und wo jede Rolle sieht, was die anderen getan haben.

Swimlane-Flow über Property Manager, Reinigungskraft und Quality Inspector: Der Manager bucht eine Wechselreinigung und verfolgt sie; die Reinigungskraft reinigt, fügt Fotos hinzu, meldet ein fehlendes Handtuch und reicht ein; der Inspector markiert Spiegelstreifen als nachzubessern; die Reinigungskraft behebt und reicht erneut ein; der Inspector markiert als bereit; der Manager sieht „Bereit“ und bewertet den Auftrag. — Das End-to-End-Szenario, das sich im Prototyp durchklicken lässt: gebucht, mit Fotos gereinigt, ein Punkt zurückgegeben, behoben, bereit, bewertet. Seitlich scrollen oder in voller Größe öffnen.

Der Service Blueprint hält alle sechs Rollen im Blick.

Der Prototyp deckt drei Rollen ab. Disponent, Administrator und Kunde prägen aber weiterhin jeden Schritt, deshalb zeigt der Blueprint sie, und die letzten beiden Zeilen übersetzen die Schwachstellen von 2019 in die Antworten des Redesigns.

01 · Buchen
Wechselfenster
Gast checkt um 11:00 aus
Property Manager
Bucht, legt Gast-Check-in fest, bezahlt
Administrator
Legt Preisregeln fest
Schwachstelle 2019
Check-in optional, Preis versteckt, Jargon
Antwort des Redesigns
Pflicht-Check-in, Live-Preis mit Begründung, verständliche Namen
02 · Zuweisen und vorbereiten
Wechselfenster
Fenster öffnet sich
Property Manager
Bekommt die nächsten Schritte
Reinigungskraft
Bekommt den Auftrag, nach Deadline sortiert
Disponent
Liefert Wäsche und Verbrauchsmaterial
Administrator
Plant Arbeit, verwaltet Nutzer
Schwachstelle 2019
Keine klaren nächsten Schritte
Antwort des Redesigns
Vier Schritte: Was passiert als Nächstes
03 · Reinigen
Wechselfenster
Reinigung läuft im Fenster
Property Manager
Verfolgt Räume und Fotos
Reinigungskraft
Raum-Checkliste mit Fotos
Disponent
Liefert gemeldete fehlende Dinge
Quality Inspector
Sieht den Reinigungsfortschritt
Administrator
Überwacht die Leistung
Schwachstelle 2019
Postleitzahl statt Deadline
Antwort des Redesigns
Fensterbalken und verbleibende Zeit bei jedem Auftrag
04 · Kontrollieren
Wechselfenster
Kontrolle vor dem Check-in
Property Manager
Sieht Nacharbeit, falls nötig
Reinigungskraft
Behebt zurückgegebene Punkte
Quality Inspector
Bestanden oder nachbessern, pro Punkt
Administrator
Bearbeitet Streitfälle
Schwachstelle 2019
Keine Fotos, keine Nacharbeit pro Punkt
Antwort des Redesigns
Foto-Nachweis und Nacharbeit pro Punkt
05 · Übergabe
Wechselfenster
Nächster Gast checkt um 15:00 ein
Property Manager
Sieht „Bereit“, bewertet den Auftrag
Reinigungskraft
Verdienst aktualisiert
Quality Inspector
Markiert als bereit
Administrator
Prüft Feedback
Schwachstelle 2019
Status „Bereit“ nicht eindeutig
Antwort des Redesigns
Eindeutiges „Bereit für Gast“, danach Bewertung

	Buchen	Zuweisen und vorbereiten	Reinigen	Kontrollieren	Übergabe
Wechselfenster	Gast checkt um 11:00 aus	Fenster öffnet sich	Reinigung läuft im Fenster	Kontrolle vor dem Check-in	Nächster Gast checkt um 15:00 ein
Property Manager	Bucht, legt Gast-Check-in fest, bezahlt	Bekommt die nächsten Schritte	Verfolgt Räume und Fotos	Sieht Nacharbeit, falls nötig	Sieht „Bereit“, bewertet den Auftrag
Reinigungskraft		Bekommt den Auftrag, nach Deadline sortiert	Raum-Checkliste mit Fotos	Behebt zurückgegebene Punkte	Verdienst aktualisiert
Disponent		Liefert Wäsche und Verbrauchsmaterial	Liefert gemeldete fehlende Dinge
Quality Inspector			Sieht den Reinigungsfortschritt	Bestanden oder nachbessern, pro Punkt	Markiert als bereit
Administrator	Legt Preisregeln fest	Plant Arbeit, verwaltet Nutzer	Überwacht die Leistung	Bearbeitet Streitfälle	Prüft Feedback
Schwachstelle 2019	Check-in optional, Preis versteckt, Jargon	Keine klaren nächsten Schritte	Postleitzahl statt Deadline	Keine Fotos, keine Nacharbeit pro Punkt	Status „Bereit“ nicht eindeutig
Antwort des Redesigns	Pflicht-Check-in, Live-Preis mit Begründung, verständliche Namen	Vier Schritte: Was passiert als Nächstes	Fensterbalken und verbleibende Zeit bei jedem Auftrag	Foto-Nachweis und Nacharbeit pro Punkt	Eindeutiges „Bereit für Gast“, danach Bewertung

Vorher und nachher

Jede Erkenntnis, neben dem, was sie ersetzt hat.

Erkenntnis 01

Der Check-in des Gastes war optional

Der Check-in ist Pflicht, und das Fenster wird beim Buchen live angezeigt. Passt der Service nicht hinein, sagt die App das und bietet die früheste sichere Option an.

Unser Buchungsformular von 2019 mit der Check-in-Zeit „Unbekannt“, markiert — ① Check-in-Zeit „Unbekannt“

Das Buchungsformular von 2026 mit Pflicht-Check-in und Live-Wechselfenster — Pflicht-Check-in, Live-Fenster

Das Buchungsformular von 2026 mit der Warnung, dass das Fenster zu kurz ist — Zu wenig Zeit: die Lösung ist ein Tipp

Erkenntnis 02

Der Preis erschien erst am Ende

Eine Live-Summe steht ab der ersten Auswahl in der Fußzeile. Ein Tipp darauf erklärt jede Anpassung in einfachen Worten und verweist auf eine günstigere Zeit, wenn es eine gibt.

Unser Buchungsformular von 2019 mit der Zeile „Gesamt“ ganz unten, markiert — ① die Summe, zuletzt und unerklärt

Die Preisaufschlüsselung von 2026 mit erklärten Feiertags- und Kurzfristzuschlägen und einer günstigeren Option — Warum der Preis heute höher ist und wie man sparen kann

Erkenntnis 03

Servicenamen waren interner Jargon

Verständliche Namen, was enthalten ist, wie lange es dauert und was es kostet, damit ein neuer Gastgeber wählen kann, ohne nachzufragen.

Unsere Service-Auswahl von 2019 mit internen Namen wie Mid Holiday No Sheets, markiert — ① Namen, die nur das Team verstand

Die Service-Karten von 2026 mit verständlichen Namen, Umfang, Dauer und Preis — Verständliche Namen, Umfang, Dauer, Preis

Erkenntnis 04

Die Reinigungskraft sah die Deadline nicht

Aufgaben sind nach Deadline sortiert und zeigen zuerst die Zeit bis zur Ankunft des Gastes. Die Postleitzahl ist in die zweite Zeile gerückt.

Unsere Aufgabenliste für Reinigungskräfte von 2019, die mit der Postleitzahl beginnt, markiert — ① Postleitzahl zuerst ② die Deadline als einfacher Text

Die Aufgabenliste von 2026, die mit der Zeit bis zur Ankunft des Gastes beginnt — „Gast kommt in 2 Std. 35 Min.“

Erkenntnis 05

Die Kontrolle hatte keine Belege

Der Inspector sieht die Fotos der Reinigungskraft Raum für Raum, gibt einzelne Punkte frei oder mit Notiz und Foto zurück.

Unser Kontroll-Screen von 2019, eine schlichte Liste aus Daten und Adressen, markiert — ① Adressen, nichts, woran man beurteilen kann

Die Kontroll-Warteschlange von 2026 mit Wechselfenster-Balken — Warteschlange nach Gast-Check-in

Das Nachbessern-Sheet von 2026 mit Notiz und Foto zu einem Punkt — Einen Punkt zurückgeben, mit Notiz

Zentrale Flows

Drei Rollen, ein Auftrag, Ende zu Ende durchgeklickt.

Property Manager

Buchen, bezahlen, verfolgen, bewerten

Von einem leeren Heute-Screen bis zum bewerteten Auftrag. Zahlungsfehler sagen, was passiert ist und wie man es behebt; Nacharbeit erscheint als Status, nicht als Überraschung.

Zum User Flow: Property Manager

Gebuchte Reinigung bestätigt, mit einer Zeitleiste in vier Schritten, was als Nächstes passiert — Was als Nächstes passiert, in vier Schritten

Bereit für Gast mit Bewertungsformular — Bereit, dann bewerten

Reinigungskraft

Reinigen mit Nachweis

Räume sind Abschnitte mit kurzer Checkliste und einem verpflichtenden Nachher-Foto. Fehlende Dinge werden direkt aus dem Auftrag gemeldet, und alles, was zurückgegeben wird, steht wieder ganz oben in der Liste.

Zum User Flow: Reinigungskraft

Raum-Checkliste, bei der ein Nachher-Foto nötig ist, um den Raum abzuschließen — 3 von 4 Räumen erledigt

Sheet zum Melden eines fehlenden Gegenstands — Ein fehlendes Handtuch melden

Aufgabenliste mit einer Nacharbeitskarte oben, die die Notiz des Inspectors zeigt — Ein Punkt zum Nachbessern, ganz oben

Quality Inspector

Kontrollieren und entscheiden

Raum für Raum, Punkt für Punkt. Ein durchgefallener Punkt schickt den Auftrag mit einer Notiz zurück; sind alle bestanden, wird er als bereit markiert und der Manager informiert.

Zum User Flow: Quality Inspector

Kontroll-Warteschlange mit Fensterbalken — Warteschlange nach Check-in

Nachbessern-Sheet mit Notiz und Foto — Nachbessern, mit Beleg

Schwierige Zustände

Die Screens, nach denen niemand fragt, schaffen Vertrauen.

Leerer Heute-Screen, der den Manager zum Buchen einer Reinigung führt — Leer: ein nächster Schritt, keine leere Fläche

Zahlung abgelehnt, mit klarer Lösung: andere Karte oder Rechnung — Abgelehnt: was passiert ist, wie man es behebt

Designsystem

Auf einem System gebaut, in Hell und Dunkel.

Tokens für Farbe, Schrift, Radius und Abstand liegen in einer Datei und steuern sowohl die App als auch Storybook, wo jede Komponente dokumentiert ist. Das dunkle Theme nutzt neutrales Graphit, Blau nur für Aktionen: Meine erste dunkle Palette driftete ins Violette, und ich habe sie neu aufgebaut.

•Status ist immer Farbe, Icon und Beschriftung, nie nur Farbe
•Eigene Textfarben für Erfolg und Risiko, damit Beschriftungen den AA-Kontrast erreichen
•Touch-Flächen von mindestens 44 Punkten für nasse Hände und einen Daumen
•Tabellarische Ziffern für jede Zeit und jeden Preis

Heute-Screen im dunklen Theme — Heute, dunkel

Tracking im dunklen Theme — Tracking, dunkel

Aufgaben der Reinigungskraft im dunklen Theme — Aufgaben, dunkel

Nachbessern-Sheet im dunklen Theme — Nachbessern, dunkel

Designsystem öffnen

Ergebnis

Was 2019 geliefert hat und was 2026 hinzukommt.

Personen im Team von 2019, ich als einziger UI/UX-Designer

1.460

Stunden Entwicklung für die App von 2019

69 %

der Kunden sagten, die App habe die Zusammenarbeit erleichtert

Rollen in einem klickbaren Szenario von 2026 verbunden

zentrale Screens, in Hell und Dunkel

schwierige Zustände: leer, Laden, Fehler, gefährdet, offline, Nacharbeit

Wir sind mit der App, die wir bekommen haben, zufrieden. [Das Team] ist sehr proaktiv und macht Vorschläge, noch bevor wir fragen. Andere Firmen, mit denen wir gearbeitet haben, haben auf unsere Anweisungen gewartet, statt selbst Vorschläge zu machen. [Sie] haben weit mehr getan als erwartet, um alle unsere Bedürfnisse zu erfüllen.

Ilan CohenCEO, Patronim· Zur App von 2019

Zentrale Erkenntnisse

Drei Dinge, die mir dieses Projekt beigebracht hat.

01
Um die Deadline herum gestalten
Der Gast-Check-in war ein optionales Feld. Ihn zur Pflicht und für jede Rolle sichtbar zu machen, hat aus einem Auftragsverfolger ein Versprechen gemacht.
02
Den Preis erklären, bevor er zur Frage wird
Dynamische Preise wirken unfair, wenn sie versteckt sind. Jede Anpassung zu erklären und die günstigere Zeit anzubieten, macht aus einer Überraschung eine Entscheidung.
03
Nachweis schlägt Häkchen
Fotos pro Raum und Nacharbeit pro Punkt erlauben dem Inspector, einen Spiegel zurückzugeben statt einer ganzen Wohnung.

Probieren Sie es selbst aus

Wechseln Sie im Live-Prototyp zwischen Manager, Reinigungskraft und Inspector, oder lesen Sie das Designsystem.

Live-Demo Designsystem

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